In unserem Gebäude darf sich nicht jeder rumtreiben.
Für uns ist Sicherheit durch professionelle Zugangskontrollen sehr wichtig. Der Empfangsservice entlastet uns zusätzlich.

Empfangsdienst und Pförtner

Wer betritt ein Gebäude, wer verlässt es? Heute sind diese Sicherheitsfragen rund um den Empfangsdienst eines Unternehmens sowohl für Firmen als auch für private Gebäude von großer Bedeutung. Doch nicht nur in Unternehmen, sondern auch in größeren Wohneinheiten oder geschlossenen Wohnvierteln werden zur Zutrittskontrolle, Objektüberwachung und zur Erhöhung der Gebäudesicherheit immer häufiger Pförtner eingesetzt, die den Personenverkehr überwachen und den Schutz aller Anwesenden aufrechterhalten.

Unser professioneller Sicherheitsdienst übernimmt den Empfangsdienst und Pfortendienst sowie weitere wichtige Sicherheitsdienstleistungen. Neben dem Sicherheitsaspekt sorgt ein professioneller Empfangsdienst oder Pförtnerdienst aber auch für einen reibungslosen Ablauf, wenn Besucher das Haus betreten möchten oder Post zugestellt werden soll. Dabei erfüllt gerade der Empfangsdienst auch eine wichtige repräsentative Funktion. Oftmals bietet sich zudem die Kombination von Empfang und Telefonzentrale an, um nicht nur physische Besucher richtig zu steuern, sondern auch bei eingehenden Anrufen einen guten ersten Eindruck zu machen.

Empfangsdienst: Service und Organisation

Gerne übernehmen wir den Empfangsdienst in Ihrem Unternehmen. Der Schwerpunkt dieses Servicebereiches liegt auf dem freundlichen Empfang von Kunden, Lieferanten und sonstigen Besuchern, die Ihr Unternehmen besuchen. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass unbefugte Personen keinen Zutritt zum Gebäude erhalten. Vielmehr geht es darum, eine gezielte Besuchersteuerung und Besucherbetreuung zu gewährleisten. Ihre Gäste fühlen sich am Empfang gut aufgenommen und Wartezeiten lassen sich gezielt reduzieren.

Weitere Tätigkeitsschwerpunkte des Empfangsdienstes liegen in der Annahme von Anrufen im Telefondienst und der Organisation der Eingangspost. Hier sind eine organisierte Steuerung und Verteilung unabdingbar, damit kein Chaos entsteht. Unser Service im Empfangsdienst umfasst auch die Koordination der betriebsinternen Kommunikation, sowie EDV-Tätigkeiten und Verwaltungsaufgaben am Empfang, die in Ihrem Unternehmen anfallen.

Empfangspersonal sorgt für Sicherheit

Das geschultes Empfangspersonal von Paffen Sicherheitsdienst hat zudem stets alle sicherheitsrelevanten Anlagen im Blick und achtet auf die Einhaltung des Brand- und Gebäudeschutzes. Die Aufgabenfelder des Empfangsdienstes können auch auf operative Tätigkeiten, wie das Vor- und Nachbereiten von Meetingräumen oder die Pflege des Empfangsbereiches (z.B. der Lobby), ausgeweitet werden.

Anbei finden Sie alle von uns übernommenen Aufgaben im Bereich des Empfangsdienstes auf einen Blick:

  • Besucher Empfang, Begrüßung & Betreuung
  • Informationen für Besucher
  • Besuchersteuerung (Zugangskontrolle und -beschränkung)
  • unbefugte Personen fernhalten
  • Besucherausweise bereitstellen
  • Telefondienst und Annahme von Anrufen
  • Durchführung von EDV-Tätigkeiten
  • Verwaltungsarbeiten am Empfang
  • betriebsinterne Kommunikation vereinfachen
  • Post und Paketannahme sowie Weiterleitung
  • sicherheitsrelevante Anlagen und Brandschutz im Blick haben
  • Vor- und Nachbereitung von Meeting-Räumen

Selbstverständlich beherrscht unser Empfangspersonal die für Ihr Unternehmen relevanten Fremdsprachen, um eine sichere Kommunikation zu gewährleiste und professionell mit internationalen Gästen interagieren zu können.

Unsere Mitarbeiter für den Empfangsdienst beherrschen üblicherweise nicht nur mehrere Fremdsprachen, sondern sind auch fachlich sehr gut ausgebildet. Mit eigener Ausbildungsstätte stellen wir die hohe Qualität des gebotenen Services sicher. Ein gepflegtes, freundliches und professionelles Auftreten und Erscheinungsbild zeichnet unsere Empfangskräfte aus und garantieren Professionalität und einen guten Eindruck des Unternehmens im gehobenen Kontakt mit Menschen.

Sie haben weitere Anforderungen? Wir bieten Ihnen professionelle Sicherheitsberatung, ermitteln Ihren Sicherheits- und Servicebedarf und erstellen Ihnen ein passendes Konzept für den Empfangsdienst in Ihrem Unternehmen.

Pfortendienst: Sicherheit durch Zugangskontrollen

Während der Empfangsdienst vor allen Dingen repräsentative Zwecke erfüllt und für gut organisierte Abläufe sorgt, bietet ein Pfortendienst noch umfassendere Sicherheitsleistungen

Ein wesentlicher Schwerpunkt in der Tätigkeit des Pfortendienstes liegt in der Kontrolle des Ein- und Ausgangsverkehrs in Ihrem Betrieb. Dem Pförtner obliegt – basierend auf zuvor erarbeiteten Richtlinien – die Entscheidung, ob eine Person das Gebäude betreten darf oder nicht. Die Überprüfung von Zugangsberechtigungen und Ausstellung von Besucherausweisen sind elementare Bestandteile, um für Sicherheit zu sorgen. Zudem ist die genaue Erfassung darüber, wer das Gebäude wann betreten hat, auch ggf. für Versicherungsfragen von Bedeutung. 

Auch die Schlüsselverwaltung, besonders wenn es um vertrauliche Bereiche geht, zählt ins Aufgabenspektrum des Pfortendienstes. Eng damit verknüpft ist auch die Besetzung des Tor- und Schrankendienstes. Die Sicherheitsmitarbeiter von Paffen im Empfangsdienst und Pfortendienst beachten hierbei stets die geltenden Bestimmungen und sorgen für detaillierte Dokumentation.

Pförtner als Ansprechpartner im Notfall

Im Alarmfall ist unser Pförtnerdienst besonders geschult, um als Ansprechpartner für Feuerwehr, Polizei oder auch technisches Personal fungieren zu können. In solchen Situationen gilt es, Ruhe zu bewahren und den vorher definierten Ablaufplan einzuhalten. Neben der Prävention durch Erkennen von potentiellen Risiken schreitet der Pfortendienst auch im Ernstfall ein und organisiert Hilfe bzw. führt Maßnahmen zur Einhaltung der Sicherheit durch. Auch die Bedienung von Sicherheitsprodukten (z.B. Feuerlöschern) gehört zum Anforderungsprofil unserer Mitarbeiter.

Folgende Aufgaben im Bereich des Pförtnerdienstes übernehmen wir für Ihre Firma:

  • Überwachung und Kontrolle des Eingangs- und Ausgangsverkehrs
  • Zutrittskontrollen für Mitarbeiter und Besucher
  • Überprüfen von Zugangsberechtigungen
  • Erstellen von Besucherausweisen
  • Entfernen unberechtigter Personen
  • Prüfung von Wareneingang und Ausgang
  • Tor- und Schrankendienst sowie Schlüsselverwaltung
  • Einweisung von Lieferanten
  • Überwachung von sicherheitsrelevanten Anlagen und Kamera
  • Organisation von Hilfe im Alarmfall
  • Ansprechpartner für Feuerwehr, Polizei und technisches Personal im Alarmfall
  • Organisation von Winterdienst
  • Schließdienst und Bewachung der Gebäude auch nach Dienstschluss

Die von uns vermittelten Fachkräfte für den Pförtnerdienst haben die Sachkundeprüfung abgelegt und sind speziell für Service- und Sicherheitsaufgaben ausgebildet. Neben theoretischen Kenntnissen verfügt unser Personal zudem über eine langjährige Berufserfahrung. Unsere Mitarbeiter sind wachsam, haben ein geschultes Auge zum Erkennen von Gefährdungspotentialen und ein Händchen zum Lösen von auftretenden Sicherheitskonflikten.

Gerne stellen wir Ihnen nicht nur das richtige Sicherheitspersonal für den Empfangsdienst oder Pfortendienst zur Verfügung, sondern sind Ihnen auch bei der Erstellung von Ablaufplänen und Sicherheitsrichtlinien behilflich. Unsere Erfahrung wird dabei zu Ihrem entscheidenden Vorteil, wenn es um die Organisation eines wirksamen Pfortendienstes geht.

Paffen – Ihr Empfangsdienst und Pfortendienst vor Ort

Wir sorgen für Gebäudesicherheit: Als Sicherheitsdienst und Wachdienst in den Regionen Köln, Bonn, Aachen, Rhein-Sieg-Kreis, Rhein-Erft-Kreis, Düsseldorf, Dortmund, Koblenz und Frankfurt. Wir erstellen für Sie ein angemessenes Gesamtkonzept, dass die Ihre individuellen Sicherheitsanforderungen und regionale Besonderheiten berücksichtigt

Als Pfortendienst und Empfangsdienst sind wir bestrebt Ihre Mitarbeiter, Besucher oder Bewohner zur vollsten Zufriedenheit zu empfangen. Unsere Mitarbeiter überzeugen Sie und Ihre Besucher durch ein gepflegtes Äußeres und eine erstklassige Ausbildung. Dabei agieren wir stets

  • souverän
  • professionell und
  • freundlich.

Um den bestmöglichen Service zu gewährleisten, werden unsere Mitarbeiter individuell und speziell für Ihr Unternehmen eingewiesen und optimal für ihre Aufgaben im Pfortendienst und Empfangsdienst vorbereitet. Unsere langjährigen Kunden schätzen unsere hohen Qualitätsstandards und die Umsicht unserer Pförtner und Empfangsteams.

Pfaffen Wachdienst und Sicherheitsdienst – Ihr Partner für Sicherheit

Als zertifizierter Wachdienst und Sicherheitsdienst nach DIN77200 Stufe und Qualitätsmanagement nach ISO9001-2015 liegt uns nicht nur der Empfangsdienst und Pfortendienst für Ihre Gebäude am Herzen. Wir kümmern uns auch um alle Sicherheitsbelange rund um den Objektschutz  und Werkschutz, stellen Sicherungsposten und Brandwachen. Bei Paffen Wachdienst und Sicherheitsdienst bekommen Sie alle Sicherheitsdienstleistungen aus einer Hand!


Paffen Sicherheitsdienst in Bonn und Köln ist 24h täglich erreichbar

Wir sind jeden Tag 24 Stunden für Sie im Einsatz:

0228 97 27 55 36

Unser Qualitätsvorteil für Sie

  • Qualitätsmanagement gemäß DIN EN ISO 9001:2015
  • Zertifizierte Dienstleistungen gemäß DIN 77200
  • 24 Stunden Erreichbarkeit
  • Kurzfristige Einsätze möglich
  • Verzicht auf Sub-Unternehmer
  • Arbeitnehmerüberlassungs-Befähigung

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